一、交易磋商与合同签订
出口贸易的起点通常是买卖双方就商品、价格、交货期等条件进行磋商。外贸卖家可以通过展会、B2B平台或者客户主动询盘获得订单机会，在确认客户资质和付款方式后，进入实质谈判。常见付款方式有电汇预付、信用证、付款交单等，不同方式对卖家的资金风险差别很大。
谈妥条件后，双方会签署外销合同或销售确认书。这份文件是后续备货、报关和结汇的核心依据，里面要写清品名、规格、数量、单价、总金额、贸易术语（如FOB、CIF）、装运港目的港、最迟装运日等内容。卖家内部需要将合同转化为生产通知，同步给工厂或采购部门安排货源。
二、备货与生产跟单
拿到合同后，卖家要按交期组织生产或采购。如果是自有工厂，需排产并控制质量；如果是贸易公司，要向供应商下采购单并跟进进度。备货数量一般略多于合同量，以应对装箱损耗和验货不合格替换，但也不能超出太多造成库存。
在生产的后期，很多国外买家会指定第三方验货公司来查货，或者卖家自行做出厂检验。验货重点包括外观、功能、包装、唛头。只有验货通过才能安排后续订舱，否则海运前发现大问题会导致甩柜和违约。备货同时，卖家应开始准备包装上的Made in China标识、箱规毛净重等物流基础数据。
三、订舱与拖柜
货物准备好前一周左右，卖家向货代或船公司订舱。需提供发货人、收货人、通知人、货物品名、体积重量、柜型（如20尺普柜、40尺高柜）等信息。船公司放舱后给出SO（订舱确认书），上面有船名航次、提单号、截关时间。
在截关前，安排拖车去工厂装柜或送货到仓库内装。如果是FOB条款，客户指定货代，卖家只需配合；如果是CIF，卖家自己订舱买保险。装柜时要拍柜门关闭前后照片，核对封条号，避免货差纠纷。以下为常见贸易术语下卖家物流责任对比：
| 贸易术语 | 订舱方 | 保险购买 | 风险转移点 |
|---|---|---|---|
| EXW | 买家 | 买家 | 工厂交货 |
| FOB | 买家指定代理 | 买家 | 货物装船 |
| CIF | 卖家 | 卖家 | 货物装船 |
四、报关报检与单证制作
货物进港后，卖家或报关行向海关申报出口。需提供报关单、发票、装箱单、合同、报关委托书，部分商品要出境货物通关单（即报检）。海关可能查验货物，核对品名数量与申报是否一致。若申报不实，会面临删单重报、罚款甚至缉私调查。
与此同时，卖家要制作提单补料给货代，确认提单发货人收货人写法。如果是信用证结算，所有单证必须严格相符，比如发票金额、提单日期不能超船期。常见单证包括商业发票、装箱单、产地证（如FORM A）、保险单。单证员要留足时间核对，避免不符点被银行拒付。
五、装船出运与交单结汇
船开后，货代签发提单（正本或电放）。卖家拿到提单复印件应立刻发给客户告知已装运，并催促尾款。若是T/T见提单复印件付款，收到款后再寄正本或安排电放；若是信用证，要在效期内把单证交银行议付。
货物在途时，卖家可通过船公司网站跟踪柜子位置。到港后买家凭提单提货。整个出口流程的终点不仅是货到，而是货款安全入账。建议卖家保留合同、报关单、提单副本至少三年，以应对外汇核查和退税备查。出口退税收齐单证后向国税申报，这是很多外贸公司利润的重要组成。
六、常见问题与规避
新手常卡在单证不一致上，例如包装数写了100箱，装箱单写成100 cartons而发票写100 boxes，被客户或银行挑刺。统一用词和数字是基本功。另一个坑是忽略目的国认证，如出口欧盟的CE、美国的FCC，货到才被发现清不了关。
还有卖家为省运费瞒报危险品或高税率品名，一旦海关查验就进黑名单。正规申报、提前问清目的港要求，才能把出口贸易全过程走顺。遇到客户拖延尾款，合同里应约定不清款不发单，用提单控制权保护自己。